Ich brauche keine 30 Sekunden

Wie sieht es denn bei Dir aus?

Ich brauche keine 30 Sekunden, um die (wahrscheinliche) Digitalkompetenz einer Person zu beurteilen.

Ich beobachte die Fingerfertigkeit an der Tastatur und die Interaktion mit der Maus. Einen Blick auf den Desktop, wie ist der organisiert, und ich schaue mir die Dateinamenkonvention an, die die Person verwendet. Das reicht. Meistens.

Dass ich das in 30 Sekunden sehe, ist selbst ein Beispiel für das, worum es hier geht. Ich muss nicht mehr darüber nachdenken, ich sehe es einfach. Auf der Kompetenztreppe ist das die oberste Stufe, und dorthin kommt man nur über die Stufen darunter.

Fit sein am Rechner besteht aus zwei Dingen. Aus Fertigkeiten, also Gesten und Tastenkürzeln statt Suchen und Klicken. Und aus Struktur. Ein Stück von dieser Struktur ist, wie Du Deine Dateien benennst. Das ist zugleich das Stück, das man von außen am schnellsten sieht.

Das „meistens” steht da mit Absicht. Was ich in den 30 Sekunden sehe, ist die Bedienebene. Schiebt jemand seine Fenster wahllos übereinander und sucht ständig, wo er hin muss, oder arbeitet er verteilt über mehrere Schreibtische, mit Gesten und Tastenkürzeln, mehr als im Zwei-Finger-Suchsystem? Wartet der Mensch auf den Rechner oder der Rechner auf den Menschen? Und diese Ebene überträgt sich. Wer sich am eigenen System schwer bewegt, bewegt sich in Photoshop oder beim Schreiben einer Mail meistens auch schwer.

Was ich dabei nicht sehe, ist genauso wichtig. Ob jemand gute Texte schreibt, sagt mir das nicht. Ob er seine Datenschutzeinstellungen je geprüft hat, ob er seine Dateien in der Cloud im Griff hat, sehe ich auch nicht. Das frage ich dann. Und oft ist nicht die Antwort das Aufschlussreiche, sondern das Schweigen.

Alles fängt bei den Daten an

Relevante Grundlage für persönliche Digitalkompetenz, aber auch für Machine Learning (Datenverarbeitung) und künstliche Intelligenz, sind Daten. Und jeder Mensch hat Daten auf seinem Computer und organisiert sich in Ordnerstrukturen, Dateistrukturen und Benennungen von Dateien, wie er diese Dateien benennt, ablegt und wiederfindet.

Hier haben die wenigsten Menschen ein wirklich kluges Konzept.

Und das Merkwürdige daran ist, dass die meisten es wissen. „Ich müsste da mal aufräumen” habe ich in Gesprächen öfter gehört als jeden anderen Satz zu diesem Thema. Gewusst ist es also. Getan wird es nicht. Auf der Treppe von vorhin ist genau das die zweite Stufe, die bewusste Inkompetenz, und sie ist die unbequemste von allen, weil man dort weiß, was fehlt. Was danach kommt, ist keine Erkenntnis mehr. Es ist Disziplin und Gewohnheit.

Das ist keine Marotte von mir. Der europäische Referenzrahmen für Digitalkompetenz (DigComp) führt „Daten, Informationen und digitale Inhalte verwalten” als eigene Teilkompetenz, und zwar im ersten seiner fünf Kompetenzbereiche (fit4internet).

Über meine jahrelange Arbeit mit Computern, mittlerweile über 30 Jahre, hat sich bei mir über die unterschiedlichen Systeme Windows, OSX und Linux eine Konvention herauskristallisiert, die über alle Systeme eine einheitliche Gruppierung, logisches Verständnis und Auffindbarkeit von Dateien ermöglicht. Somit sortieren sich die Dateien sauber in eine auffindbare Ordnerstruktur ein.

Auch wenn es wesentlich sinnvoller ist, heute Dateien nicht mehr manuell über Dateinamen zu suchen, sondern über die Suche selbst, hilft es in dem (jedem) System Ordnung zu halten. Die Suche findet inzwischen viel, auch über den Inhalt und nicht nur über den Namen. Sie sagt Dir trotzdem nicht, welcher von fünf Treffern der aktuelle Stand ist. Dem, der nach Dir in Deinen Ordnern arbeitet und Deine Logik nicht kennt, hilft sie ebenfalls wenig.

Meine Konvention

Ein achtstelliges Datum (vierstellige Jahreszahl, zweistellige Monatszahl, zweistellige Tageszahl), dann ein Unterstrich, noch besser ist ein Bindestrich, weil ich dann im Dateinamen mit STRG-Pfeiltaste direkt zum nächsten Bereich springen kann. Dann kommt ein beschreibendes Wort, worum es sich handelt, dann wieder getrennt durch Binde- oder Unterstrich ein eventueller Zusatz und dann eine Versionierung (bei lokaler Versionierung ohne Repository) durch ein kleines v und dann durchnummeriert für Versionen. (Ein Hinweis aus der Praxis: v01, v02 statt v1, v2 — sonst steht v10 irgendwann vor v2.) Manchmal folgt zum Schluss, vor der Dateiendung, noch ein Kürzel mit den Initialen der bearbeitenden Person, wenn man im Team arbeitet.

Konvention: yyyymmdd[-|_][Dateiname selbsterklärend][-|_][Ergänzung][-|_][vX][-|_][Initialen].[Dateiendung]

Beispiel: 20260201_Bundesanzeiger_R6823712j71.pdf oder, im Ordner des Kunden, 20260201_Konzept-Migration_v1_MM.docx

Das Datumsformat hat übrigens einen Namen, den man kennen darf. yyyymmdd ist ISO 8601, der internationale Standard für Datumsangaben (ISO). Er sortiert als reiner Text in jedem Dateibrowser richtig, weil er vom Größten zum Kleinsten geht. Das leistet weder die deutsche noch die amerikanische Schreibweise, und verwechseln kann man ihn auch nicht. Leitfäden für Forschungsdatenmanagement an Universitäten empfehlen dieselbe Bauform (TU Braunschweig).

Was sich für mich dabei herauskristallisiert hat

Mit achtstelligem Datum sortieren sich die Dokumente chronologisch. Das ist der Grund für die Position vorne.

Das Thema gehört in den Ordner. Ein Dateibrowser sortiert von links nach rechts, und was an erster Stelle steht, entscheidet die Reihenfolge. Alles danach sortiert nur noch innerhalb dessen. Steht das Datum vorne, stehen die Dokumente eines Kunden also nicht beieinander. Bearbeite ich mehrere Kundendokumente mit gleichem Datum, habe ich sie zwar alle untereinander, aber eben nur die von diesem Tag. Wer nach Kunde gruppieren will, braucht ihn im Ordnernamen, nicht im Dateinamen. Bei mir sind Kunden immer Ordner, und genau deshalb funktioniert das Datum vorne.

Bearbeite ich eine Datei an einem anderen Tag weiter, bekommt sie das aktuelle Datum und ich entferne ggf. vX und die Initialen.

Zusatz-Tipp: Wenn ich die Arbeitsstände aufräume, nutze ich einen Archiv-Ordner (_archiv liegt oben, zArchiv liegt unten) und übrig bleiben im Verzeichnis nur die aktuellen relevanten Dokumente.

Vorsicht bei Sonderzeichen (# & öäüß etc.) in Dateinamen. Die machen immer noch auf einigen Systemen, gerade beim Cloud-Sync, Probleme. Bei den Umlauten lohnt es sich zu wissen, woran das liegt, denn dann versteht man auch die Fehlermeldung. Ein „ü” lässt sich auf zwei Arten speichern, entweder als ein einziges Zeichen oder zerlegt als „u” plus ein Zeichen für die zwei Pünktchen. Für Dich sieht beides gleich aus, für den Computer sind es zwei verschiedene Dateinamen. Kein Betriebssystem räumt das für Dich auf, und wenn zwei Wege dieselbe Datei unterschiedlich schreiben, tauchen beim Synchronisieren Dubletten auf oder eine Datei ist nicht mehr auffindbar. Ältere Mac-Systeme waren dafür besonders anfällig.

Zur Länge: Für den Dateinamen selbst liegt die Grenze meist bei 255, aber nicht überall in derselben Einheit. Linux zählt 255 Bytes, und ein Umlaut braucht dort zwei davon. Unter Windows sind für den gesamten Pfad aus Laufwerk, allen Ordnern und dem Dateinamen traditionell nur 260 Zeichen vorgesehen. Wer tief verschachtelt ablegt, reißt die 260 lange bevor ein Dateiname 255 erreicht, und dann lässt sich eine Datei plötzlich nicht mehr kopieren. Auch das ist historisch bedingt und kann immer mal wieder zu Problemen führen. Seit Windows 10 lässt sich die Grenze per Systemeinstellung aufheben, sie wirkt aber nur in Programmen, die ausdrücklich dafür gebaut sind, und das sind längst nicht alle (Microsoft). Kurze Ordnernamen sind deshalb so wichtig wie kurze Dateinamen.

Und wenn alles in SharePoint oder einem DMS liegt? Dann übernimmt das System die Versionierung und die Historie, das kleine v kannst Du Dir dort sparen. Manches davon übernehmen dort auch Spalten und Ansichten statt Ordner. Was Dir kein System abnimmt, ist der sprechende Name. Den kennst nur Du.

Warum nehme ich den Unterstrich (_) anstatt den Bindestrich (-)? Angewohnheit, und ich finde es „schöner”, weil ich dann bei Dateinamen, die einen Bindestrich im Namen führen, schneller mit den Augen erkenne, wo meine Gruppen sind ;) In den meisten Programmen springt STRG-Pfeiltaste tatsächlich über den Bindestrich und hält am Unterstrich nicht an, das gilt im Explorer genauso wie in vielen Editoren. Es hängt aber am Programm, nicht am Betriebssystem, und manche Dateimanager haben dafür sogar einen eigenen Schalter. Probier es dort aus, wo Du tatsächlich arbeitest, dann weißt Du, welches Zeichen für Dich das richtige ist.

Fang nicht beim Altbestand an

Wenn Du jetzt an Deine gewachsenen Ordner denkst und daran, wie viele tausend Dateien da liegen, dann lass es. Ein Umzugsprojekt fängt niemand freiwillig an, und deshalb ändert sich nichts.

Fang bei der nächsten Datei an, die Du heute speicherst. Alt bleibt alt. Ab heute neu. Was Du aus dem Altbestand tatsächlich noch brauchst, benennst Du beim nächsten Anfassen mit um, alles andere darf liegen bleiben, wo es liegt.

Und wenn Du ein Team führst, ist hier der Punkt, an dem das Ganze aufhört, eine private Angewohnheit zu sein. Eine Benennungsgewohnheit, die nur einer Person gehört, wird in dem Moment zum Problem, in dem diese Person im Urlaub, krank oder weg ist. Eine gemeinsame Konvention kostet keine Lizenz und kein Projekt, sie kostet eine Entscheidung. Eingeführt wird sie nicht per Rundmail. Du machst sie in einem Projektordner vor und schreibst die Regel dort sichtbar hin.

Und jetzt Du

Nichts davon braucht ein Werkzeug oder eine Schulung. Es braucht eine Entscheidung und die Geduld, sie durchzuhalten.

Genau das meine ich, wenn ich von Digitalkompetenz spreche. Nicht das nächste Tool kennen, sondern die Grundlagen können. Vom Kennen übers Tun ins Können, und die mittlere Stufe ist die, die keiner überspringt. Was danach kommt, Automatisierung, Auswertung, künstliche Intelligenz, arbeitet mit den Daten, die Du heute ablegst.

Wie lange so eine Umstellung dauert, weiß niemand vorher. Eine viel zitierte Untersuchung (University College London) kam auf im Median 66 Tage, bis eine neue Routine von allein läuft, bei einer Spanne von 18 bis 254 Tagen (Lally et al.). Die berühmten 21 Tage sind ein Mythos, dahinter steht keine Studie, sondern die Beobachtung eines Chirurgen aus den Sechzigern. Irgendwann machst Du es, ohne darüber nachzudenken, und dann bist Du an der Stelle angekommen, an der ich es bei Dir in 30 Sekunden sehe.

Lieber digital integriert als digital isoliert.